Política de tratamiento de datos

1. Responsable del tratamiento

1.1 Agenda YA, que presta sus servicios con la marca AgendaYA, con domicilio en Bogotá, Colombia, es la responsable del tratamiento de sus datos personales.

1.2 Para consultas, reclamos o solicitudes sobre sus datos, escriba a privacidad@agendaya.us. La persona que atiende ese canal es la encargada de tramitar las solicitudes de los titulares.

2. Marco legal y alcance

2.1 Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 (incorporado al Decreto 1074 de 2015) y a las demás normas que las desarrollan. Aplica a los datos que AgendaYA trata a través de este sitio, de WhatsApp y de los demás canales con los que presta sus servicios.

2.2 Se entiende por «titular» la persona a quien se refieren los datos, y por «tratamiento» cualquier operación sobre ellos: recolectarlos, almacenarlos, usarlos, compartirlos o suprimirlos.

3. Principios que seguimos

3.1 Tratamos sus datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica:

• pedimos únicamente la información que el servicio contratado necesita;
• la usamos solo para las finalidades que usted conoce y autoriza;
• solo accede a ella quien la necesita para prestar el servicio;
• la autorización se solicita antes de recolectar y sin casillas marcadas de antemano.

4. Qué datos recopilamos

4.1 Según el servicio, podemos tratar estas categorías:

• datos de identificación y contacto: nombre, documento, correo, teléfono, ciudad;
• datos del trámite migratorio: información personal, familiar, laboral, académica, de viajes y de recursos que pide el formulario DS-160, y los datos del proceso consular abierto;
• documentos: pasaporte, visas anteriores, certificados y la fotografía para el formulario;
• credenciales de acceso al portal de citas, solo cuando usted las entrega para el servicio de búsqueda de citas;
• datos de comunicación: los mensajes que intercambiamos por WhatsApp y por correo;
• datos de pago y facturación, cuando usted contrata;
• datos técnicos y de uso del sitio, solo si usted acepta la analítica.

5. Datos sensibles

5.1 Algunas respuestas del DS-160 (antecedentes penales o migratorios, condiciones de salud) y la fotografía del rostro pueden ser datos sensibles. Usted no está obligado a entregarlos, y solo los tratamos con su autorización explícita y para el trámite que nos encargó. Si decide no entregarlos, es posible que no podamos completar el formulario.

6. Niñas, niños y adolescentes

6.1 Tratamos datos de menores de edad únicamente cuando se necesitan para tramitar su solicitud de visa y con la autorización de su madre, su padre o su representante legal, atendiendo al interés superior del menor y a sus derechos fundamentales.

7. Para qué usamos sus datos

7.1 Tratamos sus datos para estas finalidades:

• responder su solicitud y evaluar qué servicio corresponde a su caso;
• prestar el servicio contratado: diligenciar el DS-160, preparar el informe de viabilidad y las recomendaciones, preparar su entrevista y buscar una cita compatible con sus reglas;
• comunicarnos con usted sobre el avance del servicio, por WhatsApp o por correo;
• facturar, cobrar, atender reclamos y cumplir obligaciones legales y contables;
• prevenir fraudes y proteger la seguridad de la información;
• mejorar el servicio con datos agregados y, si usted lo acepta, con analítica del sitio.

7.2 No usamos sus datos para enviar publicidad sin su autorización específica, ni los entregamos a terceros con fines comerciales.

8. Autorización

8.1 Tratamos sus datos con su autorización previa, expresa e informada. Hay dos: la de contacto, que se marca en el formulario de contacto, y la específica del servicio, que se recoge antes de que empecemos a recolectar información al contratar. Ambas están publicadas en la página de autorización de tratamiento de datos. Puede revocarlas o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.

9. Con quién compartimos sus datos

9.1 No vendemos sus datos. Los compartimos con proveedores que tratan información en nuestro nombre, como encargados, y solo en la medida necesaria para prestar el servicio:

• proveedores de infraestructura y almacenamiento en la nube;
• el servicio de mensajería de WhatsApp;
• proveedores de modelos de inteligencia artificial que usamos para analizar información y preparar entregables;
• los proveedores de analítica del sitio, PostHog y Google Analytics, si usted acepta la analítica;
• los medios de pago que habilitemos, cuando usted contrata.

9.2 Algunos de esos proveedores están fuera de Colombia, por lo que sus datos pueden transmitirse al exterior. Exigimos a cada proveedor, por contrato, que los trate solo para nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas. Cuando el servicio lo requiere, sus datos se entregan a las autoridades y portales oficiales del trámite migratorio, porque usted nos encarga presentarlos.

10. Cómo protegemos sus datos

10.1 Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger sus datos contra pérdida, acceso o uso no autorizado. La página de Seguridad describe las que ya están implementadas; solo publicamos controles que existen.

10.2 Los documentos y credenciales se reciben únicamente por el canal que AgendaYA le indique. Una solicitud de datos que llegue por otro canal debe tratarse como sospechosa: verifíquela con su asesor antes de responder.

11. Cuánto tiempo conservamos sus datos

11.1 Las credenciales de acceso a portales de terceros se eliminan cuando el servicio termina. Los demás datos del caso se conservan durante dos años contados desde esa fecha, para atender reclamos, cumplir obligaciones legales y contables y responder a las autoridades. Pasado ese plazo los suprimimos o los anonimizamos, salvo que una norma exija conservarlos por más tiempo.

11.2 Los datos de la solicitud de contacto que no deriva en un servicio se conservan el tiempo necesario para responderla y se suprimen cuando usted lo solicite.

12. Sus derechos

12.1 Como titular, usted tiene derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización que nos dio;
• ser informado del uso que damos a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley;
• revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios o no exista un deber de conservarlos;
• acceder de forma gratuita a sus datos personales.

13. Cómo ejercer sus derechos

13.1 Escriba a privacidad@agendaya.us indicando su nombre, el documento con el que se identifica, lo que solicita y cómo desea recibir la respuesta. Si actúa por otra persona, adjunte su autorización o la prueba de su representación.

13.2 Las consultas se responden dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción; si no podemos hacerlo en ese plazo, se lo informamos y respondemos a más tardar en cinco días hábiles adicionales.

13.3 Los reclamos de corrección, actualización o supresión se resuelven dentro de los quince días hábiles siguientes; si el reclamo está incompleto, le pedimos subsanarlo dentro de los cinco días siguientes, y si necesitamos más tiempo, le informamos y resolvemos a más tardar en ocho días hábiles adicionales. Si no queda conforme, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado este trámite.

14. Requerimientos de autoridades

14.1 Entregamos información personal cuando una autoridad competente la solicite mediante un requerimiento legal, limitada a lo que el requerimiento exija.

15. Vigencia y actualizaciones

15.1 Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Cuando la actualicemos, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha, y avisaremos por el canal del servicio si el cambio afecta de forma sustancial las finalidades para las que usted autorizó el tratamiento.